En la Notaría Única de Nóvita, entendemos que cada decisión tiene impacto en la vida de los ciudadanos y en el buen funcionamiento de la institución. Por eso, adoptamos un proceso estructurado que combina criterios jurídicos, administrativos y de servicio al usuario.
Nuestro objetivo es garantizar que las decisiones se tomen con transparencia, responsabilidad, inclusión y eficiencia, tanto en la función notarial como en la gestión interna.
1. Decisiones Jurídicas y Profesionales
Estas decisiones son el núcleo de la función notarial y se basan en el marco legal vigente.
Pasos que se siguen:
- Recepción de la solicitud: El ciudadano presenta el trámite con sus documentos.
- Revisión normativa: Se verifica la solicitud frente a la Constitución, la ley y la reglamentación de la Superintendencia de Notariado y Registro.
- Análisis de documentos: Se constata la validez, autenticidad y suficiencia de la documentación.
- Consulta y deliberación interna (si es necesario): En casos complejos, el notario puede apoyarse en asesores jurídicos.
- Decisión final: El notario, como garante de la fe pública, adopta la decisión con base en la ley y el interés de las partes.
- Comunicación clara al ciudadano: La decisión se informa de manera comprensible y transparente.
2. Decisiones Administrativas y Organizacionales
Estas decisiones aseguran el buen funcionamiento de la notaría como institución al servicio de la comunidad.
Pasos que se siguen:
- Diagnóstico de necesidades: Se identifican aspectos a mejorar en infraestructura, tecnología, personal o procesos.
- Evaluación de recursos: Se revisa la disponibilidad presupuestal y logística para implementar cambios.
- Selección de alternativas: Se analizan diferentes opciones de mejora, priorizando eficiencia y sostenibilidad.
- Toma de decisión: Se aprueba la alternativa más adecuada.
- Ejecución y seguimiento: Se implementa la decisión y se hace control de resultados.
Ejemplos de aplicación:
- Planta física: Inversión en accesibilidad, señalización, avisos en braille, rampas y espacios seguros.
- Selección de personal: Procesos de reclutamiento basados en mérito, transparencia y compromiso ético.
- Herramientas de trabajo: Renovación de equipos, software notarial y sistemas de información para un servicio ágil.
- Capacitaciones: Programas permanentes en normatividad, tecnología, servicio al ciudadano y ética pública.
3. Decisiones de Atención al Usuario
El ciudadano es el centro de la gestión notarial. Por ello, cada decisión busca garantizar un servicio humano, confiable e incluyente.
Pasos que se siguen:
- Escucha activa: Se reciben inquietudes, sugerencias y quejas de los usuarios.
- Análisis de necesidades: Se identifican oportunidades de mejora en la atención.
- Formulación de ajustes: Se diseñan medidas para mejorar la experiencia del ciudadano.
- Implementación de mejoras: Se adoptan cambios en la atención presencial, telefónica y virtual.
- Evaluación continua: Se revisa la satisfacción de los usuarios para garantizar un servicio de calidad.
Ejemplos de aplicación:
- Horarios flexibles y organizados.
- Atención preferencial a adultos mayores, mujeres gestantes y personas con discapacidad.
- Información clara en carteleras, página web y material impreso.
- Canales de comunicación accesibles y eficientes.
4. Principios Transversales en la Toma de Decisiones
Cada decisión que se adopta en la notaría está guiada por los siguientes principios:
- Legalidad: Respeto absoluto por la norma.
- Transparencia: Procesos claros y accesibles al ciudadano.
- Eficiencia: Uso adecuado de los recursos para lograr resultados óptimos.
- Inclusión: Garantía de accesibilidad y trato igualitario para todos.
- Mejora continua: Evaluación constante de los procesos para perfeccionarlos.